Dit is een overzicht van hoe men te werk moet gaan om online te boeken.

U kiest eerst het land en de bestemming die u wenst.

Het online boekingssysteem kan op 2 manieren worden gestart:

1. u klikt op de knop 'Boek online' in de hoofding van de bestemming.
2. of u gaat naar de 'Prijs' pagina door op het desbetreffende tabblad te klikken in de hoofding van de bestemming en u klikt op één van de links 'Online Boeken' op de verschenen pagina.

Het online boekingsformulier is gespreid over 3 stappen:

Stap 1:

• Wanneer u via manier 1 boekt (zie boven) dient u uw hotel, reisduur en vertrekdatum zelf te kiezen. Bij manier 2 worden deze drie items automatisch ingevuld door het systeem.
• Type pension:

• Of u kiest een pensionregeling die voor iedere deelnemer van de reis zal gelden
• Of u kiest 'pension per persoon aanpassen' om voor ieder apart een pensionregeling te kiezen. (zie stap 2) (Niet bij alle bestemmingen beschikbaar)

• Aantal personen: Het aantal volwassenen en kinderen die aan deze reis zullen deelnemen.
• Aantal kamers: Afhankelijk van het aantal volwassenen en kinderen vult u hier het aantal één- of tweepersoonskamers in.
• Klik nu op 'Verder' om door te gaan naar stap 2.

Stap 2:

• U vult de persoonlijke gegevens in van de hoofdpersoon (Velden met een ster (*) zijn verplicht in te vullen)
• Indien 'pension per persoon aanpassen' werd gekozen in stap 1 kiest u ook het type pension voor de hoofdpersoon en eventuele medereizigers.
• Optioneel kunt u ook de naam en adresgegevens invullen van de volwassen medereizigers. (gebruik de knop 'zelfde adres' om hetzelfde adres van de hoofdpersoon te gebruiken)
• Indien er kinderen meereizen vult u de geboortedatum in van elk kind. (verplicht in te vullen)
• Afhankelijk van de bestemming kunnen op deze pagina de eventuele opties voor de kamers worden aangevinkt.
• Klik op 'Verder'.

Stap 3:

• Indien gewenst kiest u een verzekering.
• Kies uw opstapplaats (indien gewenst)
• Komt u met de wagen naar Herman & Vandamme, dan kunt u een plaats reserveren op onze parking. (facultatief)
• Geef vervolgens het nummer en de periode in waar en wanneer u het best bereikbaar bent, alsook eventuele bijkomende opmerkingen. (facultatief)
• Indien gekend kunt u uw klantnummer invullen. (facultatief)
• Tenslotte kunt u ons ook laten weten of u een cataloog via de post en/of onze e-mail nieuwsbrief wenst te ontvangen.
• Klik op 'Versturen' om te eindigen. 
• Ziezo, u hebt uw online boeking verstuurd. U krijgt nog een bevestiging via e-mail met een overzicht van uw boeking en alle gemaakte keuzes. Veel reisplezier!

Wanneer u surft naar een bepaalde bestemming op onze site en vervolgens klikt op het tabblad PRIJS, kan men aan de hand van de link ONLINE BOEKEN zien of er nog plaats is.

Deze link wordt namelijk vervangen door de VOLZET melding wanneer geen plaats meer voorzien is en kan er bijgevolg niet meer online geboekt worden.

Wanneer u online reserveert, worden de plaatsen ook door ons reservatiesysteem bepaald. U kan uiteraard wel kiezen tussen Royal Class plaatsen of luxe 4 sterren zetels. Verder kunt u ook een voorkeur doorgeven en het systeem houdt daar rekening mee in de mate van het mogelijke. Het is helaas niet meer mogelijk om achteraf nog de zitplaatsen te gaan wijzigen.

U kan bij uw reservatie steeds een bepaalde kamervoorkeur opgeven (bv. een bepaald uitzicht, verdieping, kamernummer, …) Wij geven dan uw voorkeur door aan de hotelier. Voorkeuren worden echter nooit bevestigd of gegarandeerd. Klachten omtrent voorkeuren allerhande kunnen wij niet behandelen.

Voorkom teleurstelling en boek zo vroeg mogelijk. Zo kan u de vertrekdatum, zitplaats en het hotel boeken van uw voorkeur. Vaak geniet u ook van een vroegboekkorting (niet geldig op promoties). Wanneer het hotel van uw keuze nog een promo wil lanceren op de datum die u geboekt heeft, dan zorgen wij ervoor dat die voor uw boeking OOK van toepassing is. Het verschil krijgt u dan terug in de vorm van een waardebon. In principe betaalt u altijd minder, wanneer u vroeg boekt. Bij ‘Last Minutes’ is het vaak zoeken naar een hotel die nog beschikbaar is.

U kan een optie nemen voor 14 dagen. Na 14 dagen belt u ons kantoor (056 41 11 11) op om te bevestigen of te annuleren.

U kan de betaling uitvoeren per overschrijving op het rekeningnummer BE66 3630 3013 8243, online betalen via Paypal, Visa of Mastercard of debetkaard. Ook in ons kantoor kan u betalen per bankkaart, Visa, Mastercard, Ecocheque of cash. 

Herman & Vandamme heeft tijdens de pandemie correct het advies en de wetgeving opgevolgd inzake de annulatie, coronavoucher en terugbetaling. Wij verzekeren u dit te blijven doen. 

Sinds 2019 staan wij geen honden meer toe op alle autocars van Herman & Vandamme, omwille van de reglementeringen.

• Een geldige identiteitskaart (tot na retour) volstaat voor elke reis, tenzij het uitdrukkelijk anders vermeld wordt bij de reis.
• Wanneer een internationale reispas nodig is, wordt dit uitdrukkelijk door Herman & Vandamme vermeld. Momenteel is voor elke reis naar Groot-Brittannië & Ierland is een internationale reispas verreist, minimum geldig 6 maanden na retour.
• Voor kinderen jonger dan 12 jaar is een kids-ID verplicht
• Minderjarigen die zonder ouder of voogd het land verlaten, hebben een toelating nodig met een stempel van het stadhuis van de woonplaats. 
• Niet-Europeanen nemen contact op met de bevoegde ambassade. 
• Wanneer u vertrekt zonder geldige boorddocumenten, dan is at op eigen verantwoordelijkheid. Als u geweigerd wordt aan de grens, dan keert u op eigen houtje terug. 

Naast uw bestelbon heeft u op dag van vertrek geen andere papieren nodig. Voor reizen naar Spanje krijgt u bij het opstappen van de autocar nog een hotelvoucher van onze chauffeur. Voor andere reizen wordt dit bijgehouden door de reisbegeleider of gids.

Om discussies te vermijden is het wel aangeraden om naast uw bestelbon ook uw betaalbewijzen mee te brengen. Wanneer u twijfelt of de betaling hier wel goed toegekomen is, kunt u altijd telefonisch contact opnemen en dan kijken wij het onmiddellijk voor u na.

Daarnaast ontvangt u, indien u een e-mailadres opgegeven hebt, de voucher ook per mail. 

De labels om aan de bagage te hangen worden aan uw bagage bevestigd net voor het vertrek door de chauffeur.

Wanneer u een parkingplaats gereserveerd hebt, mag u op dag van vertrek gewoon uw wagen op een vrije plaats zetten. Onze parking zelf is niet genummerd, het nummer die op uw papieren staat is enkel voor ons reservatiesysteem.
In onze cafetaria zal uw wagenkaart klaarliggen met uw naam erop, gelieve die aan uw achteruitkijkspiegel te hangen, of op uw dashboard te leggen.

In geval van nood of problemen kan u altijd onze noodcentrale contacteren op het nummer: 056 41 11 11. Op het antwoordapparaat krijgt u telkens het mobiel nummer van wacht door. Onder noodgeval begrijpen wij: uw busje is te laat bij opstap, u dreigt zelf later te komen bij vertrek, u bent verloren gelopen in het buitenland, u bent ziek of heeft een ongeval gehad in het buitenland … Wij vragen met aandrang om dit nummer alleen te gebruiken in geval van nood, uit respect voor onze medewerkers.

Wij vragen onze klanten altijd bij de reservatie, wanneer zij niet tevreden zijn, hun klachten te melden tijdens de reis. Uw eerste contactpersonen zijn de chauffeur en/of de gids. Kunnen zij U niet helpen, aarzel dan niet om het kantoor te contacteren. Ook buiten de kantooruren zal Herman & Vandamme proberen uw klacht te verhelpen. Wanneer een klacht pas na de reis gemeld wordt, zal deze als ongeldig beschouwd worden.

Voor alle duidelijkheid en om misverstanden te vermijden, ons on board entertainment systeem is geen gratis WiFi.

Het is onhaalbaar & onbetaalbaar om op het hele traject een goede en stabiele internet verbindign te garanderen. Daarom werd gekozen om u een systeem aan te bieden die werkt op een intern circuit binnen de car waarbij u geen data verbruikt.

U dient alleen de app te downloaden volgens de insturcites en u kan ongelimiteerd gebruik maken van films, series, muziek, spelletjes... Er is per passagiers net voldoende WiFi om de app te downloaden en in te loggen op ons on board entertainment systeem.

Het on board entertainment systeem wordt u gratis aangebode op de cars van Herman & Vandamme.

Bij een defect van het syteem of wanneer wij een car van een andere firma moeten inzette, kan u geen aanspraak maken op een tegemoetkoming.

U kan alle informatie over het on board entertainment systeem bekomen op https://www.hervan.be/onboardentertainmentsystem

Wij vragen wel om een aantal zaken bij de hand te nemen voor je belt, 

• Vertrekdatum, bestemming & naam van het gewenste hotel. 
• Naam & adres, telefoonnummer, mobiel nummer & e-mailadres. 
• Waar wens je op te stappen? Op één van de opstapplaatsen op pagina 4 of kom ja naar onze centrale vertrekplaats in Menen? Heb je een parkeerplaats nodig in Menen? Graag dan het merk & de nummerplaat van de wagen(s).
• Welke plaats wenst u op de autocar? Luxe 4 sterren of Royal Class? (Zie pagina 9 in de zomerbrochure voor meer info) 
• Hoe zit de kamerverdeling ineen? Wie slaapt bij wie in de kamer? 
• Wenst u een verzekering? Zie pagina 10, voor meer info. 
• Heeft u opmerkingen of voorkeuren aangaande de kamers? 
• Namen & geboortedata van alle deelnemers
• Nummers van een contactpersoon in geval van nood. 

1. In ons kantoor: Bruggestraat 517/519 - 8930 Menen
2. Telefonisch via ons nummer 056 41 11 11. Onze medewerkers nemen dan zo snel en efficiënt mogelijk uw reservatie aan. 
3. Via onze website www.hervan.be, kan u online cadeaubonnen aankopen en reizen boeken ongeacht onze openingstijden. 
   Vergeet dan ook niet dat u ook online moet betalen na reservatie. U kan uw voorschot en saldo betalen via Bancontact, Visa, Mastercard & Paypal. Op deze manier krijgt u ook 5% extra korting op de basisprijs, naast de 5% vroegboekkorting. Op promoties is geen enkele korting van toepassing

1. Deze krijgt u automatisch mee bij de reservatie, per e-mail. 
2. U kan ze op de website vinden, www.hervan.be
3. U kan een geprint exemplaar opvragen via ons kantoor, bel hiervoor 056 41 11 11, per mail via info@hervan.be of kom even langs in ons kantoor. 

éénpersoonskamer 

Voor een éénpersoonskamer moet extra betaald worden (die zijn beperkt in aantal). Meestal zijn deze kamers van mindere kwaliteit dan de tweepersoonskamers (bv. geen balkon, kleiner of een douche ipv een bad).  In veel gevallen zijn ook tweepersoonskamers beschikbaar voor één persoon. Soms krijgt u ook een korting in plaats van een supplement voor een single. 

Drie-, vier- of vijfpersoonskamers

In veel gevallen is een meerbedkamer, een kamer voor twee personen waar men extra bedden bijplaatst, een optie. Op uw bestelbon staat dan wel een drie of vierpersoonskamer omwille van technische redenen. Wij raden, om bovenstaande redenen, af om met 3 of 4 volwassenen één kamer te delen. Kinderen krijgen meestal een korting afhankelijk van hun leeftijd en het hotel. Men houdt rekening met de leeftijd van het kind de dag van aankomst in het hotel. Wanneer men in het hotel ontdekt dat de opgegeven leeftijd niet kopt zal u ter plaatse het supplement moeten bijbetalen. Sommige hotels hebben familiekamers of kamers met een tussendeur. Voor deze kamers moet een supplement betaald worden en een aparte aanvraag gedaan worden. 

Uw reisleid(st)ers bereiden uw droomvakantie uitvoerig voor. Ze geven u niet alleen advies, tips en nuttige informatie maar tevens heel wat interessante gegevens over de bezienswaardigheden. Wanneer u bijkomende vragen heeft dan kan u steeds terecht bij uw gids voor meer info. 

Op al onze bestemmingen heeft u de mogelijkheid deel te nemen aan uitstappen. Deze uitstappen laten u toe uw gekozen bestemming te leren kennen en ontdekken. Deze uitstappen zijn tweetalig en facultatief, ter plaatse te reserveren en te betalen in de vermelde munten. Minimum aantal deelnemers is vereist afhankelijk van de bestemming. Wij maken gebruik van deze formule zodat alle klanten voor zichzelf kunnen uitmaken wat ze al dan niet doen. Mensen die de bestemming op eigen houtje wensen te verkennen of liever wat rust nemen worden nergens toe verplicht. 

Bij rondreizen is de volledige reis vast uitgestippeld. De toegangsgelden & lunches zijn niet voorzien, tenzij anders vermeld. 

De prijzen in onze brochure zijn berekend op basis van een verblijf in een tweepersoonskamer. De kamers zijn beschikbaar op de dag van aankomst omstreeks 13.00 u. (incheck). De dag van vertrek moeten die vrij zijn voor 10 u. (uitcheck). Behalve voor Salou, Cambrils of La Pineda (10 dagen), aankomst om 04.00 u. & kamer is meteen beschikbaar. U checkt altijd in met uw voucher, die u op voorhand per e-mail zal ontvangen. 

Herman & Vandamme biedt u een uitgebreid aanbod aan hotels langs de Spaanse Costa's naar elke smaak, budget, familiesituatie, enz. Om u te helpen de beste keuze te maken hebben wij de hotels opgedeeld in 4 categorieën: 

1. Recommended
   Deze hotels worden aangeraden door Herman & Vandamme en trouwe klanten omwille van hun locatie, kwalitieve keuken, service... 
2. Adult Only of Adult Recommended 
   Deze hotels accepteren geen kinderen onder de 16 jaar, zodat er een rustige sfeer aangeboden kan worden. De hotels zijn vaak luxueuzer, met de nadruk op design, gastronomie & genieten. 
3. Family Hotels
   Hier zijn families koning! Deze hotels spitsen zich er op toe om kinderen van elke leeftijd een spetterende vakantie aan te bieden door animatie, mini-club, groot zwembad(en), kinderbuffetten, speeltuin, ... 
4. Lowbudget
   Deze hotels hebben een zeer voordelige prijs & hebben soms wel 4 sterren. Het aantal sterren wordt voornamelijk toegekend op basis van de kamergrootte & een aantal elementen zoals haardroger, lift... Het prijsverschil voor deze hotels vertaalt zich in service, maaltijden & uitrusting van het hotel. Dit wil zeggen dat de meeste hotels niet gerenoveerd zijn, de decoratie is niet modern, een klein zwembad, maaltijdbuffetten met weinig variatie & mindere kwaliteit, minder personeel, enz... U bepaalt zelf of het prijsverschil opweegt tegen bovenstaande elementen. 

Een plooibare kinderwagen mag meegenomen worden, ter vervanging van de bagage van het kind.

Kinderen kleiner dan 1,35 meter moeten in een geschikt kinderbeveiligingssysteem meereizen. Wanneer de kinderen groter zijn dan 1,35 meter is een kinderzitje niet meer verplicht en moeten ze de veiligheidsgordel dragen.
Herman & Vandamme biedt geen kinderzitjes aan. U bent als klant verantwoordelijk om een aangepast kinderzitje te voorzien en te installeren voor uw kind.

Voor kinderen jonger dan 12 jaar, is een kids-ID verplicht.

Kinderen ouder dan 12 jaar moeten een geldige identiteitskaart  bij zich hebben.

Minderjarigen die zonder ouder of voogd het land verlaten hebben een toelating nodig met een stempel van de stad of gemeente waar hij of zijn woont.

Bestemmingen zoals Groot-Brittannië en Kroatië hebben een strenge grenscontrole. Wie geen (geldige) identiteitskaart bij heeft zal niet toegelaten worden tot het land en bijgevolg op eigen houtje moeten terug keren naar België.

Wanneer u een bestemming boekt die een internationale reispas vereist, zal dit ook van toepassing zijn op het kind.

Niet-Europeanen raden wij aan, om contact op te nemen de bevoegde ambassade.

4,25% van de totale reissom

Deze premie kan nooit worden terugbetaald 

U kan steeds annuleren maar er dient altijd een annuleringskost betaald te worden.

Dit is afhankelijk van de datum van annulatie:

• Tot 60 dagen voor vertrek: 15% met een min. €50 p.p.
• Van 60 dagen tot 03 dagen voor vertrek: 25% met een min. €100 p.p.
• Van 29 tot 10 dagen voor vertrek: 50% met een min. €200 p.p.
• Van 9 tot 3 dagen voor vertrek: 90% met een min. €250 p.p.
• Bij annulering minder dan 3 dagen voor afreis of niet-aanmelding: 100% van de totale reissom. 

Ziekte, ongeval, overlijden van de verzekerde of een familielid tot in de 2de graad of van de reisgezel.

• Complicaties tijdens de zwangerschap
• Intrekken van verlof (met attest)
• Afsluiten van een nieuwe arbeidscontract
• Belangrijke schade aan onroerende goederen
• Oproep als getuige of jurylid bij een rechtbank
• Herkansingsexamen
• Adoptie van een kind
• Oproep voor een orgaantransplantatie

Bovenstaande opsomming is slechts een summier overzicht van de algemene verzekeringsvoorwaarden. Voor elke interpretatie van de voorwaarden en waarborgen geldt enkel en alleen de volledige tekst van de algemene verzekeringsvoorwaarden.

€ 4,25 per dag per persoon, voor een pakket inclusief annulering & reisbijstandsverzekering bij VAB. 

Deze premie kan nooit worden terugbetaald 

Tot 15 dagen na reservatie, per e-mail, telefoon, fax of in ons kantoor.

Wij vragen om zo snel mogelijk een schriftelijke verklaring met een bewijs of attest door te sturen.
Dit kan per mail, via info@hervan.be of per post (Bruggestraat 517/519 - 8930 Menen)
Telefonisch kan onmogelijk geannuleerd worden.

U kan altijd annuleren, maar er zijn altijd kosten aan verbonden.

Dit is afhankelijk van de datum van annulering:

• Tot 60 dagen voor vertrek: 15% met een min. €50 p.p.
• Van 60 dagen tot 03 dagen voor vertrek: 25% met een min. €100 p.p.
• Van 29 tot 10 dagen voor vertrek: 50% met een min. €200 p.p.
• Van 9 tot 3 dagen voor vertrek: 90% met een min. €250 p.p.
• Bij annulering minder dan 3 dagen voor afreis of niet-aanmelding: 100% van de totale reissom. 

Wanneer u geen annuleringsverzekering afgesloten hebt, dan moet er een annuleringskost betaald worden.

Dit is afhankelijk van de datum van annulering:

• Tot 60 dagen voor vertrek: 15% met een min. €50 p.p.
• Van 60 dagen tot 03 dagen voor vertrek: 25% met een min. €100 p.p.
• Van 29 tot 10 dagen voor vertrek: 50% met een min. €200 p.p.
• Van 9 tot 3 dagen voor vertrek: 90% met een min. €250 p.p.
• Bij annulering minder dan 3 dagen voor afreis of niet-aanmelding: 100% van de totale reissom. 

Nee, een verzekering dekt het risico annulering vanaf de dag van afsluiten van de premie tot de dag van vertrek of annulering.
Wanneer je reis geannuleerd wordt, ongeacht door welke partij, heb je geen recht op terugbetaling van de premie.

Sinds 31/01/2020 maakt het Verenigd Koninkrijk geen deel meer uit van de Europese Unie. Bij gevolg moet elke reiziger een geldig Internationaal reispaspoort kunnen voorleggen. Let op deze moet tot 6 maanden na terugreis geldig blijven. Let op deze regel is in Noord-Ierland net iets complexer. Wanneer men van de Republiek Ierland de grens oversteekt naar Noord-Ierland zal men niet gecontroleerd worden op paspoort maar indien u vanop het vaste land naar Noord-Ierland reist zal deze controle wel gebeuren. 

Naast het internationaal paspoort word vanaf 02 april 2025 ook een ETA verplicht. Deze kan online worden aangevraagd vanaf 05 maart 2025.
Om deze aan te vragen heeft u een paspoort nodig en zal er worden gevraagd naar de basisinformatie van de reis. 

Meer info of ETA aanvragen? klik hier

De formaliteiten tijdens de covid periode zijn niet altijd stabiel geweest. Gelukkig is deze periode bijna achter de rug. Wat we op dit moment weten is dat u het covid safe ticket en de plf niet meer dient bij te hebben wanneer u binnen de EU of naar het Verenigd koninkrijk reist.